Chuyển đổi sang mô hình làm việc Lai:
Hướng dẫn lên kế hoạch chiến lược số phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ

Công nghệ sẽ đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết trong thế giới làm việc lai, giúp định hình môi trường làm việc, thói quen làm việc và cách mọi người hợp tác trong công việc. Khi ngày càng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ xem xét chuyển sang hình thức làm việc lai, thay vì chỉ đơn thuần số hóa các quy trình công sở, các công ty cần tạo nên chiến lược số hẳn hoi. Chiến lược này sẽ là công cụ để mở đường cho sự chuyển đổi số toàn diện, cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ tận dụng lợi ích của các giải pháp số trong hình thức làm việc lai.

Một tin tốt là ngày càng nhiều các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tăng cường số hóa công ty khi đại dịch xuất hiện. Các doanh nghiệp này có thể đã từng tụt lại phía sau trong quá trình chuyển đổi số¹ trong quá khứ nhưng điều này đang dần thay đổi.

Đại diện cho khoảng 90% công ty trên toàn cầu và hơn một nửa số việc làm trên thế giới, các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay còn gọi là ‘cỗ máy phát triển mạnh nhất thế giới’² đã phải thích ứng khi đối mặt với COVID-19. Doanh nghiệp phải học cách tận dụng khả năng số của mình và tăng tốc quá trình số hóa công ty để duy trì tính cạnh tranh³.

Khi lãnh đạo doanh nghiệp lên chiến lược số cho công ty, họ cần lưu ý cách tạo nên một không gian làm việc kết nối, củng cố an ninh mạng, và đảm bảo năng suất công việc với hình thức làm việc linh hoạt.

Tạo không gian làm việc kết nối

Với hình thức làm việc lai linh hoạt, nhân viên có thể làm việc tại văn phòng, ở nhà, hoặc ở một nơi thứ 3 như không gian co-working hoặc thậm chí từ một quốc gia khác. Dù làm việc từ nơi đâu, nhân viên sẽ cần công cụ và giải pháp số thích hợp để hỗ trợ việc kết nối với đồng nghiệp và khách hàng.

Trọng tâm trong việc vận hành trơn tru của một doanh nghiệp là hệ thống quản lý IT tập trung. Khi đã trở thành cốt lõi trong cơ sở hạ tầng của hình thức lai, bộ phận IT có thể triển khai các phần mềm giải pháp, tiến hành bảo trì, quản lý thiết bị, và cài đặt các bản cập nhật phần mềm từ xa. Ngoài ra, họ còn có thể hỗ trợ IT cho lực lượng lao động không tập trung một cách dễ dàng và hiệu quả.

Đương nhiên, sẽ không có công việc nào thực hiện được khi không có kết nối Internet tốc độ cao và an toàn. Đây cũng là hạng mục ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dành một phần ngân sách của bộ phận IT để đầu tư cho các gói dữ liệu di động không giới hạn, các thiết bị có bộ ổn định và chuẩn Wi-Fi mới nhất, nền tảng bảo mật tích hợp bao gồm bảo mật danh tính, bảo mật phần cứng giúp ngăn chặn các cuộc tấn công mạng thông qua các giải pháp như cảnh báo xâm nhập khung, cảm biến vân tay, mật khẩu BIOS / HDD, v.v.

Dù làm việc tại văn phòng, ở nhà, hay bất cứ nơi đâu, nhân viên phải luôn yên tâm rằng công việc của họ sẽ không bị gián đoạn bởi các vấn đề công nghệ, rằng họ có thể tương tác với đồng nghiệp và khách hàng một cách liền mạch, dù ở đâu hay khi nào cần thiết.

Tập trung xây dựng lực lượng lao động linh hoạt

Sau khi tạo nên không gian làm việc kết nối, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tập trung xây dựng lực lượng lao động linh hoạt. Làm việc linh hoạt là cách thức phù với với mô hình lai, khi 2 lý tưởng này vận hành dựa trên một nguyên lý chung rằng công việc là một hoạt động, không phải là nơi chốn⁴

Việc loại bỏ phương thức tuyển dụng của thế kỷ 20 để áp dụng phương thức làm việc linh hoạt cho phép doanh nghiệp vừa và nhỏ mở rộng nguồn nhân viên tiềm năng dễ dàng hơn⁵, bằng cách tuyển dụng người phù hợp nhất với vị trí, không bất kể nơi chốn. Các nghiên cứu về sắp xếp công việc trong năm vừa qua cũng cho thấy rằng các nhân viên được trao quyền tự chủ và linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi có xu hướng trở nên hạnh phúc hơn⁶. Nhân viên gắn bó, hài lòng và có động lực làm việc sẽ làm việc hiệu quả hơn⁷, mang đến lợi ích cho hiệu quả kinh doanh.

Để tạo nên lực lượng lao động linh hoạt, doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đảm bảo phần cứng và phần mềm cung cấp cho nhân viên phải mang đến tính di động và linh hoạt. Máy tính xách tay cho nhân viên cần có thiết kế nhẹ, di động, bền bỉ với thời lượng pin lâu cho phép nhân viên làm việc khi di chuyển.

Bên cạnh đó, các thiết bị được cung cấp phải có khả năng đáp ứng nhiều nhu cầu. Ví dụ, một laptop có thể trở thành máy tính bảng để người dùng nhanh chóng ghi chú hoặc phác họa bằng bút stylus.

Điều cốt yếu chính là lực lượng lao động linh hoạt phải được trang bị để làm việc năng suất, hiệu quả nhất có thể vào bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu. Khi đó, thời điểm và vị trí địa lý không còn là rào cản mà sẽ trở thành những yếu tố tạo nên môi trường làm việc yêu thích của nhân viên.

Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho hình thức hybrid

Đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả trong một môi trường làm việc không tập trung cũng là điều tối quan trọng trong mô hình làm việc lai thành công. Khi các nhân viên không tập trung về một nơi, doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một kho lưu trữ tập trung cho các tập tin và dữ liệu. Lúc này, các kho lưu trữ đám mây như Microsoft 365 hay Google Workspace là giải pháp khả thi để nhân viên có thể truy cập vào tập tin và dữ liệu công ty bất cứ lúc nào và nơi đâu.

Đóng vai trò quan trọng không kém là công cụ số và thiết bị phục vụ cho việc giao tiếp 2 chiều và hợp tác với nhiều người. Khi không thể gặp mặt trực tiếp, nhân viên sẽ cần một không gian số có thể hỗ trợ việc lên ý tưởng, lên kế hoạch, quản lý, nhắn tin và tất nhiên là họp video. Tùy theo ngành nghề và nhu cầu của mỗi ngành, các doanh nghiệp có thể sẽ cần xem xét đầu tư vào các thiết bị có khả năng tương tác như laptop màn hình cảm ứng với bút stylus đi kèm, hỗ trợ thuyết trình từ xa.

Củng cố an ninh mạng cho làm việc từ xa

Với các nhân viên làm việc từ xa từ nhiều địa điểm khác nhau, củng cố hệ thống an ninh mạng sẽ là ưu tiên hàng đầu cho các doanh nghiệp. Đa số các cuộc tấn công mạng và đánh cắp thông tin bắt đầu từ cấp độ người dùng - khi nhân viên nhấp vào một email lừa đảo hoặc không cẩn trọng với dữ liệu nhạy cảm. Vì vậy, việc xây dựng hàng rào số cho doanh nghiệp cần được bắt đầu với mắt xích yếu nhất.

Ngoài ra, nhân viên còn có thể truy cập vào dữ liệu công ty thông qua kết nối mạng không an toàn, gia tăng rủi ro và nguy cơ tấn công mạng cho công ty. Khi các tin tặc càng trở nên tinh vi hơn nhờ công nghệ phát triển, cẩn thận không bao giờ thừa.

Trên thực tế, các chuyên gia khuyến nghị chính sách an ninh mạng mới bao quát mọi khía cạnh⁸, từ giải pháp bảo vệ số bao gồm phần cứng, phần mềm, kết nối cho đến đào tạo nhân viên, thiết lập hướng dẫn vệ sinh mạng (cyber hygiene). Đầu tư vào các giải pháp an ninh mạng mạnh mẽ là việc quan trọng để chống lại tin tặc, bảo vệ dữ liệu và tài sản của công ty. Các giải pháp này bao gồm bảo mật sinh trắc, phần mềm diệt virus, bảo vệ phần cứng bên cạnh những giải pháp khác.

Không nên đánh giá thấp mức độ quan trọng của một hàng rào bảo vệ số trong thời đại của công việc số.

Google đã thống kê hơn 18 triệu phần mềm độc hại và email lừa đảo liên quan đến virus corona mỗi ngày trên hệ thống trong tháng 4/2020⁹. Tuy nhiên, chỉ hơn 46% chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ đã khởi động hoàn toàn chiến lược an ninh mạng của mình trước đại dịch, theo Vistage, một công ty tư vấn cho các CEO của doanh nghiệp vừa và nhỏ có trụ sở tại Hoa Kỳ.

Ngoài ra, việc giải quyết tội phạm mạng rất tốn kém. Một công ty nghiên cứu về an ninh mạng tại Hoa Kỳ dự đoán việc giải quyết tội phạm mạng trên toàn cầu sẽ đạt mức $10.5 nghìn tỷ USD vào năm 2025¹⁰.

Các doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo cần thiết để phổ biến về an ninh mạng cũng như thiết lập danh sách những việc phải làm về an ninh mạng mà mọi người cần tuân thủ. Danh sách này bao gồm hướng dẫn thiết lập mật khẩu, đăng nhập bằng VPN, đăng nhập một lần, bảo mật sinh trắc học và hướng dẫn xử lý rò rỉ thông tin. Với hệ thống quản lý tập trung vào IT, doanh nghiệp sẽ có thể đảm bảo rằng các biện pháp an ninh mạng được thực thi từ xa.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ đi theo hình thức làm việc lai sẽ phải chuyển đổi sang một cách làm việc mới. Để phát triển trong một thế giới làm việc lai, các doanh nghiệp cần một chiến lược số chắc chắn làm nền tảng.

Các sản phẩm gợi ý khi lập chiến lược làm việc lai

• ASUS Control Center là phần mềm quản lý IT tập trung, có khả năng theo dõi, điều khiển và thậm chí dự đoán các vấn đề về phần cứng và phần mềm trên hệ thống ASUS, máy trạm, các sản phẩm cho doanh nghiệp bao gồm máy tính xách tay, máy tính để bàn, máy All-in-One (AiO) có giao diện thân thiện với người dùng, cho phép nhân viên IT quản lý môi trường IT bằng bất cứ thiết bị nào ở bất cứ đâu và khi nào.
• ASUS business motherboards với công nghệ bảo vệ BIOS độc quyền của ASUS, ASUS Secure Boot và Trusted Platform Module củng cố an ninh hệ thống một cách toàn diện.
• ASUS ExpertBook B1 là laptop doanh nghiệp mỏng nhẹ với vi xử lý 11th Gen Intel® Core™ và đồ họa rời¹¹ NVIDIA® GeForce® vận hành mạnh mẽ để hoàn thành công việc bạn cần. Máy được thiết kế để xử lý nhiều tác vụ khác nhau nhờ bộ cổng I/O đầy đủ, WiFi 6 và công nghệ khử ồn AI. ExpertBook B1 xử lý tác vụ trôi chảy để bạn làm việc hiệu quả hơn.

¹https://www.oecd-ilibrary.org/industry-and-services/the-digital-transformation-of-smes_bdb9256a-en
²https://www.accenture.com/_acnmedia/PDF-125/Accenture-Powering-SMB-Resiliency-In-A-COVID-19-World-POV.pdf
³https://www.consultancy.asia/news/3947/new-normal-reflecting-on-digital-trends-among-smes-in-asia-pacific
⁴https://blog.kinly.com/work-is-not-a-place-but-an-activity
⁵https://www.hcmworks.com/blog/benefits-of-an-agile-workforce
⁶https://smallbusiness.co.uk/what-are-the-benefits-of-agile-working-a-small-business-guide-2551985/
⁷https://www.wework.com/ideas/newsroom-landing-page/newsroom/posts/study-nearly-two-thirds-of-employees-are-willing-to-pay-for-access-to-office-space-to-support-hybrid-work
⁸https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2021/03/15/cybersecurity-policies-in-the-age-of-remote-work/?sh=1a18b8d64442
⁹https://www.theverge.com/2020/4/16/21223800/google-malware-phishing-covid-19-coronavirus-scams
¹⁰https://cybersecurityventures.com/hackerpocalypse-cybercrime-report-2016/
¹¹ExpertBook B1 có các tùy chọn đồ họa gồm Intel® UHD, Intel® Iris® Xe hoặc NVIDIA® GeForce® MX330.